・「申し送り」や「介護記録作成」は自主勉強？労基署の是正勧告で数千万円の未払い残業代が発生するシフト管理の落とし穴

「引き継ぎの申し送りに15分早く来てもらうのは、現場の常識」

「日本語の記録入力に時間がかかっているだけだから、定時後の作業は本人の自主勉強（サービス残業）で処理している」

日々の業務が過密を極める介護現場では、こうした運用が暗黙のルールとしてまかり通っているケースが散見されます。

しかし、労働基準監督署の臨検（立ち入り調査）や外国人育成就労機構の監査において、この「始業前・終業前後のスキマ時間」は容赦なくすべて「労働時間」と認定されます。

悪気はなく「慣習」として処理していたとしても、過去最大3年分（法改正により将来的に最大5年）に遡って職員全員への未払い残業代請求（数千万円規模）や是正勧告を受け、育成就労の受入れ停止や認定取消処分に直結する事業所が後を絶ちません。

本記事では、介護現場で不当に切り捨てられがちな「グレーな時間」の法的な判断基準と、監査を乗り切るための適正なシフト・勤怠管理実務を解説します。

1. 法律上の鉄則：「指示がなくても、黙認していれば労働時間」

労働基準法における「労働時間」の定義は、タイムカードの打刻時間や就業規則上の所定労働時間だけで決まるものではありません。最高裁判所の判例（三菱重工業長崎造船所事件等）上、「労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間かどうか」を客観的に判断します。

たとえ管理職が「残業しろ」と明確に命令していなくても、以下のような実態があればすべて「指揮命令下にある労働時間（黙示の指示）」とみなされます。

• 始業前の申し送り（引き継ぎ）：定時前に出勤しなければ当日の利用者状況や注意事項を把握できず、安全な介護業務に入れない運用であること
• 定時後の介護記録・日誌の作成：日中はコール対応や身体介助で手一杯であり、定時内に記録入力を完了させることが客観的に不可能な業務量であること
• 制服・ユニフォームへの着替え・準備：施設内で専用の作業着やシューズに着替えることが義務付けられている、または衛生管理・感染症対策上必須である時間

「タイムカードは定時で切らせて、その後にパソコンで記録を入力させていた」という実態が発覚した場合、労基署からは単なる計算ミスではなく悪質な労働時間隠蔽と判断され、重大なペナルティ（是正勧告や書類送検リスク）が科されます。

2. 外国人介護スタッフの現場で特に問題化する「2大要因」

日本人スタッフ間でも問題になりやすいテーマですが、外国人材を受け入れている事業所ではリスクが何倍にも跳ね上がります。

① 「日本語力不足による遅れ」を自己責任に押し付けるリスク

外国人スタッフが介護記録や日誌の入力、PC端末の操作に手間取り、定時を30分〜1時間過ぎてしまうことは珍しくありません。

現場の主任やリーダーが「これはあなたの日本語勉強だからタイムカードを切ってからやって」と指示しているケースが目立ちますが、業務として提出が求められる記録を作成している以上、どれほど本人の作業スピードに起因していても全額割増賃金の支払い義務が生じる労働時間です。

② 勤怠集計における「日々の端数切り捨て」の違法性

「残業は15分単位で計算し、14分以下の端数は切り捨てる」「出勤は定時の10分前に打刻させ、定時までは残業代をつけない」というルールを設定している事業所があります。

労働基準法第24条（全額払いの原則）および第37条（割増賃金）に基づき、労働時間は日ごとに1分単位で集計・支給するのが鉄則です。行政解釈上、例外として認められている端数処理は「1ヶ月の時間外労働の合計時間において、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる」月次集計のみであり、日々の集計における端数切り捨ては1分たりとも認められず、明確な違法運用となります。

3. 未払い残業代リスクを遮断する「3つの現場改善ステップ」

監査で追及されない適正な労務管理を確立し、現場の負担も軽減するための具体的手順です。

ステップ1：変形労働時間制を活用し、シフトに「申し送り」を正規算入する

「15分早く来る」運用を全廃し、日勤・夜勤・遅番の正規の勤務時間（拘束時間）の中に最初から15分〜30分の重複時間を設計します。

申し送りを組み込むことで1日の拘束時間が伸びる場合は、「1ヶ月単位の変形労働時間制」を就業規則・労使協定で適法に導入し、月間トータルの枠内で法定労働時間を超えない勤務シフトを組み立てます。

ステップ2：記録業務のDX・テンプレート化による「定時内完了」

外国人スタッフの記録時間を短縮するために、音声入力システムやタブレット端末の導入、選択肢式の記録テンプレート（定型文チェック方式）を整備します。記録作業そのものを省力化し、そもそも定時外に業務を持ち越さないオペレーションを構築します。

ステップ3：客観的記録と乖離のない「実態に即した打刻」の徹底

ICカードやPCログインログなどに基づき、客観的な打刻時間を取得します。

業務終了後は私語や私的な居残りをせず速やかに退勤打刻を行うルールを母国語併記マニュアルで周知し、打刻漏れや実態との乖離をなくします。

まとめ：「現場の阿吽の呼吸」に頼る労務管理は限界を迎えている

介護現場は「利用者の命と生活を守る」という高い使命感によって支えられています。しかし、その善意や献身に甘えて「申し送り」や「記録業務」を労働時間から切り離して処理することは、事業所を根底から揺るがす巨大な労務リスクを放置していることと同義です。

特に育成就労制度への移行や優良認定の審査においては、過去の賃金台帳とタイムカード（客観的な打刻ログ）の突き合わせ調査が極めて厳格に行われます。

当事務所では、全国の介護施設・事業所様に向けて、「客観的打刻データに基づく未払い残業代リスクの事前スクリーニング」や「変形労働時間制を活用した申し送りシフトの適法設計」を完全オンラインにて支援しております。

「自社の申し送りや記録時間が労基署にどう判断されるか不安」「過去のタイムカードを点検して適正化したい」という施設長・事務長様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。